インターネットFAXのメリット・デメリット

インターネットFAXのメリットとデメリットは何でしょうか?データで管理できる点や、紙やインクを使わないなどコストを安くできる点など利点は多いですが、不便な点もいくつかあります。それぞれメリットとデメリットについて解説します。

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXにはメリットがかなり多いです。ネット環境があれば、どこにいても使え、PCやスマホで作成したファイルをそのままFAXとして利用でき、また一般のFAXに比べて紙代やインク代、電話回線の費用もかからず月額費用も安く抑えることが出来ます。インターネットFAXにはどんなメリットがあるのかをまとめました。

パソコン、スマホをFAX機にできる

パソコン インターネットFAXは専用機が必要ありません。仕事で使用しているパソコンやスマホをそのままFAX機として利用することが出来る為、専用のFAX機や複合機などは必要なく、また、インターネット回線を通してFAXの送受信を行う為、新規でFAX用の電話回線を引く必要もなく、初期の導入費用を安く済ませることが出来ます。

PCで作成したファイルをそのままFAXできる

PDFインターネットFAXは、PCやスマホで作成したファイルをそのまま送信出来る為、わざわざ一度印刷してからFAXする必要がありません。利用出来るファイル形式も日常よく利用するWord、Excel、PDFなどのファイルの他、会社によっては、PowerPointやテキストファイル、illustratorやPhotoshopで作成したファイルなども送信することが出来ます。わざわざ印刷してFAX機で送信しなくとも良いので、手間がかからず非常にメリットがあります。

月の費用が安い

紙やインクを使わない

PCやスマホで作成したファイルをそのままFAX送信することが出来るので、わざわざ印刷する必要がありません。そのため紙やインクを使わずに費用がかからず、紙やインク、トナーの交換などの手間もかからないメリットがあります。

FAX用の電話回線がいらない

インターネット回線があればFAXが利用できるので、FAX用の電話回線は必要ないというメリットがあります。通常NTTでFAX契約を行った場合、回線費用として月額2,500円(一般加入電話の利用にかかるNTT3級局の月額料金)がかかりますが、インターネットFAXの場合は、月額1,000円~1,500円程度で利用できる点や、ある一定枚数までは送信費用も月額料金に含まれているサービスもあるので、月の利用枚数によっては月額固定費用しかかからずに費用を安く抑えられるメリットがあります。

一定枚数までは送信費用無料のサービスも

インターネットFAXサービスによっては、ある一定枚数までは無料で送信できるサービスもあります。例えば、インターネットFAXを提供するeFaxでは150枚まで、jFaxでは50枚までの送信料金が月額費用に含まれており、同枚数までは無料で送信することが出来ます。毎月の送信枚数が一定枚数内の場合にはコストを安く抑えることが出来ます。

送受信したFAXの管理がしやすい

SSL暗号化インターネットFAXは、メールやWEB管理画面でFAXの送受信を行う為、送受信したFAXを紙で管理する必要がなく、データで管理できるメリットがあります。メールで送受信を行っている場合は、FAXの送信、受信用のフォルダ、及び取引先毎にフォルダを作成して振り分けしておけば、送受信日時や件名などで検索も簡単に行うことが出来ますし、WEB管理画面で管理している場合もブラウザ上で簡単に検索が行えます。データとして保管しておけるので、紙の様に煩雑にならずに、管理しやすいというメリットがあります。

どこにいてもFAXの送受信が可能

インターネット環境があれば、PCのみならず、スマホでもメールやWEB管理画面でFAXの送受信が可能で、外出中に受信したFAXを出先でも確認が出来るというメリットがあります。スマホを持っていればFAXが届いたらメールで知らせてくれますので、急ぎで確認が必要なFAXが送られてきても出先ですぐに確認することが出来ます。個人事業主や、社長一人の会社の場合は送られたFAXがどこにいてもすぐに確認出来る為、非常に便利でメリットがあります。また、スアホアプリを提供しているインターネットFAX会社もある為、アプリをインストールしておけば、アプリを通じてFAXの受信を通知してくれます。


インターネットFAXのデメリット

インターネットFAXはどこにいてもFAXの送受信が可能で、月額費用も安いですが、では、インターネットFAXのデメリットは何でしょうか。一般のFAXに比べてメリットは多いですが、デメリットも確認してみましょう。

紙の書類をFAXする場合はスキャンが必要

PDFインターネットFAXは、PCやスマホを使ってデータだけでFAXの送受信が完結できますが、帳票などの紙の書類や手書きのFAXを送るような場合には、インターネットFAXの利用はデメリットかもしれません。 打ち合わせで手書きしたメモや、また、申込書、発注書などの場合は、商習慣上、印鑑を押印する必要がある為、一度プリントアウトしてから押印しなければなりません。その為、インターネットFAXだけで全てFAXのやり取りを済ませようと考えていたのに、状況によってはスキャンの必要が生じてしまうケースもあります。 社内でのやり取りや打合せなどを紙の書類を使って行う機会が多く、検討事項や決定事項を支店などに送らなければならないことが多い場合は、データだけでやり取りを行うインターネットFAXの利用はデメリットと言えます。

送受信費用が高くつく場合も

市内へのFAX送信が多い時

インターネットFAXの送信費用は、会社によっても異なりますが、1枚につき10円~15円程度の費用(国内)となっています。国内であれば全国一律料金なので、一般のFAXと比べても格安ですが、市内へのFAXが多い場合は、若干コスト高となってしまうデメリットがあります。NTTの一般のFAX料金は、固定電話の通話料金と同じで、市内であれば3分8.5円と非常に格安です。1枚の送信秒数を60秒とした場合に、8.5円で3枚まで送信できる計算になりますので、インターネットFAXを利用して市内の送信先へ3枚送った場合の30円(10円×3枚)よりもNTTの一般FAXの方が安く、インターネットFAXの方が高くつく計算になります。送り先は市内が多いのか、それとも市外や県外が多いのかでも送信コストが変わってきますので、ご自身のケースと合わせてどちらがメリットがあるのか、インターネットFAXの方がデメリットなのかを考慮して選択してみて下さい。


受信に費用がかかる場合も

インターネットFAXの受信料金は基本的に無料で、月額料金で受信し放題ですが、会社によってはある一定の受信数を超える場合に、受信費用がかかるサービスもあります。例えば、インターネットFAX最大手のeFaxは受信数が150枚を超える場合、151枚目から1枚10円の費用が発生します。一般のFAXの場合、固定電話と同じで、受信は無料、送信は費用がかかりますが、選ぶインターネットFAX会社によっては受信に費用が発生する場合があるので、受信が多い場合にはデメリットにならないように確認してみてください。

地方都市は所在地のFAX番号が選べないことも

インターネットFAXで選べるFAX番号の市外局番は限定されているというデメリットがあります。利用者数の多いeFaxではかなり多くの都市の市外局番が選べますが、大半は050が多く、東京03や大阪06であれば選べる会社も比較的多いですが、地方都市などでは該当する市外局番が選べない場合の方が多いです。

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